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サークルでの旅行の計画はいつからはじめる？
サークルの規模に限らず、旅行はできるだけ早い段階から計画を立てていくことが重要です。基本的には6ヶ月前～3ヶ月前から準備をはじめると良いでしょう。
早くから準備をスタートさせる理由は、日程、行き先、出欠確認など、一度ですぐに決まることがないからです。
サークルメンバーの数が多ければ多いほど、次々と旅行に関する意見や要望が出てきます。
日程が都合の良い人もいれば都合の悪い人もいます。北海道に行きたい人もいれば沖縄に行きたい人もいますし、肉料理が食べたい人もいれば海鮮料理を食べたい人もいるでしょう。
また、メンバーの意見や要望を取りまとめるなら、早めに事前アンケートを実施すると良いです。
「いつどこに行きたいのか」「何をしたいのか」「予算はいくらまで大丈夫か」など、希望する日程や行き先を確認するとともに、旅行に参加可能か出欠確認を行っていきます。
アンケートを行うことで、メンバーがどういった旅行を望んでいるのかがある程度判断できますし、サークル旅行の方向性を固めることができます。
何度も確認を取りながら、最終的には1ヶ月前ぐらいにすべての手配を終えるのが理想的な旅行計画の立て方です。
サークルの旅行計画で決めるべきこと
サークルメンバーの人数が多いと、実際に予約を行うまでにかなりの時間を要することがあります。時間がかかってしまうと、移動手段や宿泊施設が満席、満室になったり、早期予約割引に申し込めなくなったりすることもあるでしょう。
そのため、手際良く予約を進められるように以下の5つのポイントを優先的に確定させましょう。
・目的
・日程
・費用
・行き先
・交通手段
それぞれ順を追って見ていきます。
目的
サークルの旅行を計画するにあたって、まず目的を決める必要があります。目的を決めるにはメンバーが何をやりたいのかを具体化しなければなりません。
仲間の親睦を深めるための旅行にしたいのか、あるいはサークル活動の一環として旅行に行きたいのかなど、どのような目的をもった旅行にしたいのかを明確にします。
親睦を深めるための旅行なら、海水浴、ハイキング、ゴルフ、スキー、クルージングなど、季節や行き先によって楽しめるアクティブな旅行が良いでしょう。
サークル活動の一環としての旅行なら、専攻する研究内容を深めるために歴史観光、史跡巡り、神社仏閣巡り、企業生産管理の現場訪問、町おこしイベントへの参加などが考えられます。
あるいは単純に食べ歩き、温泉、ドライブを楽しみたいというのももちろん旅の目的になります。
メンバーの人数が多く、「国内または海外」「日帰りまたは泊り」「ホテルまたは旅館」など、詳細を聞いても集計するのが大変ということであれば、あらかじめこちらから候補を挙げて投票してもらうのも方法のひとつです。
いずれにしてもサークルメンバーの意見を参考にしながら目的探しのヒントにするのがポイントになります。
日程
前述したように、サークル旅行は長期休みを利用して行われることがほとんどです。旅行代金を抑えたい、あるいは人混みの少ない時期に旅行したいという要望があれば、平日や閑散期に計画すると良いでしょう。
また、1泊2日や2泊3日のサークル旅行がほとんどですが、日程はメンバーの参加率に影響を与えるため慎重に選びましょう。
費用
事前アンケートなどからメンバーの概算の予算を確認し、旅行に必要な実際の予算を算出しましょう。
抑えるべきところは抑え、その分浮いた予算をほかに使いたいところですが、出費を抑えすぎると、食事内容や宿泊施設に不満が出るおそれがあります。
メンバーが楽しめず、幹事もストレスを抱えてしまってはせっかくの旅行も台無しです。旅費を安く抑えるポイントは、メンバーが期待する旅行の楽しみに優先順位をつけることです。
移動手段、宿泊先、食事、観光、レクリエーションなど、どこに一番お金をかけたいのかを全員とすり合わせし、意見が割れた場合には多数決で決めるようにします。
「やりたいことができなかった」「思っていた宿と違った」など嫌な気持ちになるメンバーができるだけでないよう、幹事が上手く費用を分配する必要があるでしょう。
交通費を安く抑えるなら、飛行機や新幹線に比べて断然お得な夜行、高速バスがおすすめです。
業界最大級のバス予約サイト『バスブックマーク』なら、3列独立シートや4列ゆったりシート、トイレ付きなどの条件を指定したうえで検索できます。
また、最安値の比較もできるのでサークル旅行に合ったバスを探すのに大変便利です。
行き先
日程と同じく、参加率を大きく左右するのが行き先です。行き先によって参加するかどうかを決める人も多いため、行き先の選択は重要です。
「交通の便が良い」「都心からアクセスが良い」など、場所にこだわり過ぎるとなかなか決められないため、サークル旅行の目的、日程、予算を踏まえたうえで、いくつか候補を絞り、決定すると良いでしょう。
また、行き先が遠方のときは、飛行機や新幹線など公共交通機関を使った移動を検討することもあるでしょう。繁忙期にあたる長期休み中の旅行の場合は、飛行機や新幹線の早期購入割引が設定されていないことがあります。割引のない期間がいつなのかを事前に確認するようにしましょう。
交通手段
ここでは交通手段のメリット、デメリットを説明します。実際に旅行に参加する人数や行き先までの遠近によって利用する交通手段も変わります。
電車
電車や新幹線が好きなサークルであれば、鉄道旅が良いでしょう。乗り継ぎ次第でさまざまな場所へ移動ができます。
【メリット】
・景色や駅弁などを味わいながら楽に移動できる
・基本的に時間どおりに目的地に到着することができる
・乗り継いで国内各地を旅できる
【デメリット】
・出発時間を気にする必要がある
・乗り継ぎの際など都度荷物を持っての移動が大変
・繁忙期の場合、席に座れない場合もある
車
車移動は自宅から目的地にそのまま向かうことができ、ある程度時間の融通が利くのがほかの交通手段との違いです。
【メリット】
・乗り継ぎがなく荷物を持ち運ぶ必要がない
・マイカーなら自分のペースで行き先に向かえる
・ガソリン代、高速料金だけで済むので移動費が安い
【デメリット】
・渋滞に巻き込まれる可能性がある
・長時間の運転になると疲れる
・狭い車内でじっとしていることが大変
飛行機
北海道、沖縄はもとより、遠方への旅行ならやはり飛行機移動が便利です。運賃は高めですが、早く目的地に到着したい方には良いでしょう。
【メリット】
・遠く離れた場所にも他の移動手段と比べて早く着くことができる
・早期購入割引で運賃を抑えられる
・ドリンクサービスや機内Wi-Fiサービスが無料（国内）
【デメリット】
・ほかの交通手段に比べて運賃が高い
・自宅から空港までの移動がかかる
・天候に左右される
バス
バス移動の良さは圧倒的な運賃の安さにあります。人数が多い旅行の場合、ひとりあたりの移動費を抑えることができます。
【メリット】
・ほかの交通手段に比べてコスパが高い
・荷物が多くても乗せてしまえば持ち歩かずに済む
・運転しないので飲酒も可能（バス会社による）
【デメリット】
・車内の雰囲気に疲れるときがある
・シートベルト着用で身動きがとりづらい
・トイレに行きたくても休憩まで我慢しないといけない（バスの種類による）
サークルの旅行の計画で注意すべきこと
サークル旅行の幹事であれば、いくつか注意すべきことがあります。楽しい旅行で終わらせるためにも次の4つのポイントをおさえてください。
参加者のアレルギーの有無を確認しておく
アレルギーをもつ人であれば、普段から食事に気を付けているものの、手配先が食事提供先に情報を伝えていなかったためにアレルギー症状を引き起こしたといった事例は数多くあります。
幹事は参加者にアレルギーの有無を確認することが必要です。
旅行が盛り上がる企画を用意しておく
幹事は旅行を盛り上げるために、レクリエーションなどのイベントを準備する場合があります。行程のなかで体験イベントなどを盛り込むのもひとつです。
現地でのスケジュール管理を行う
集合時間や観光施設を巡る時間など、あらかじめ決められたとおりにスケジュールを管理する必要があります。復路の出発時間が決まっている場合、乗り遅れた場合などはそのあとの手配が大変です。
メンバーにヒアリングを行う
サークル旅行の幹事の仕事は色々ありますが、一番の役割は「サークルメンバーを如何に楽しませるか」の一言に尽きます。メンバー全員にヒアリングを重ね、参加して良かったと言ってもらえるようにしましょう。
まとめ
メンバーの多い少ないに関係なく、幹事としてサークル旅行を成功させるポイントは早めに計画を立てることです。また、アンケートを取ることでメンバーがどこに行って何をしたいのかといった情報を掴むのも大切です。
幹事だからと自分ひとりでなんでも抱えようとせず、サークル仲間に相談するのが良い旅にするコツといえるでしょう。